Jak zachować się w trakcie trudnej rozmowy z pracownikiem i zbudować fundament do przyszłej współpracy

Hanna Dąbrowska 07/04/2020

Słuchaj i Rozmawiaj

Kilka uwag o tym, jak zachować się w trakcie trudnej rozmowy z pracownikiem i zbudować fundament do przyszłej współpracy.

W tej chwili wielu restauratorów musi przeprowadzić trudne rozmowy ze swoimi pracownikami niezależnie od tego, czy dotyczą przyszłości firmy, wypłat najbliższych pensji, zasad zatrudnienia na czas epidemii, koniecznych zwolnień. Jak się do nich przygotować? Jakich słów używać? Czego nie mówić? Co robić, żeby rozmowa przebiegła spokojnie i bez niepotrzebnych emocji?

Jestem przekonana, że każdy szef / menadżer przeprowadzał niełatwe rozmowy w czasie swojej pracy. Czasem był płacz, burzliwa dyskusja lub po prostu kłótnia. Czy doprowadziło to do czegoś konstruktywnego? W olbrzymiej ilości przypadków niestety nie. Dlatego zwłaszcza teraz powinniśmy unikać tego typu sytuacji i mimo, iż trudne rozmowy nie są niczym nadzwyczajnym warto zapamiętać kilka zasad, które spowodują, że będzie ona jak najmniej dotkliwa dla obu stron. Postanowiłam podzielić się z Państwem kilkoma refleksjami, które wynikają z mojego wieloletniego doświadczenia pracy z ludźmi. Może Wam pomogą.

– Nie taki diabeł straszny, czyli krótko mówiąc nastaw się pozytywnie.

Niezależnie od tego, czy uda Ci się wrócić ze swoją działalnością na rynek szybko, w miarę bez szwanku, czy będziesz musiał drastycznie przeformułować, czy po prostu zamknąć firmę – nie możesz pominąć pracowników i przeprowadzenie z nimi rozmowy to twój obowiązek. Spróbuj nie traktować tych rozmów jako zło konieczne.

Nie odkładaj ich na potem. Pamiętaj, że jest to działanie niezbędne, które musisz wykonać. Nie bój się ich – dzięki tym rozmowom pchniesz do przodu ważne sprawy, pokażesz swoja odpowiedzialność, a poza tym zyskasz ogromną wiedzę na temat tego, jak ludzie patrzą na bieżącą sytuację ze swojej perspektywy. Może okazać się, że odkryją swoje nieznane Ci wcześniej cechy (mówię o pozytywnych) i w rezultacie łatwiej zweryfikujesz ich przyszłość w firmie i jak już wszystko zacznie wracać do normy, będzie Ci  łatwiej zdecydować z kim warto dalej pracować i w kogo warto zainwestować.

– Skoncentruj się, traktuj temat serio.

Ludzie doceniają fakt, że traktuje się ich poważnie i nie wkłada się ich między kilka innych spraw. W trakcie rozmów absolutnie nie baw się telefonem, nie patrz na ekran komórki i nie odbieraj. To zawsze będzie potraktowane przez drugą osobę jako obraźliwe.

Bądź spokojny, skoncentrowany i postaraj się nie wyprowadzić z równowagi. Wiem, że to nie jest łatwe. Przeczytałam kiedyś o takiej technice, która pomaga odzyskać pion i uodparnia na ciosy z zewnątrz. Jeżeli na przykład, rozmowa przybierze zły kierunek, przeproś pracownika na chwilę – weź szklankę wody, filiżankę kawy albo głęboki oddech, przejdź się po pomieszczeniu i zbierz myśli. Rozrzedź atmosferę. Możliwe, że dzięki temu nie dasz się sprowokować do reakcji, których potem będziesz żałować.

Rób sobie regularne przerwy w ciągu dnia, nie rozpoczynaj kolejnej rozmowy od razu po poprzedniej. Nie rób spotkań w grupach. Z każdym rozmawiaj indywidualnie. Określ sobie czas na jedną osobę i staraj się  nie przekraczać tego czasu, nie wędrować w dygresje i nie przeciągać.

– Miej plan, ale bez przesady.

Trudne spotkania przebiegają najlepiej, kiedy traktujemy je jako zwyczajne rozmowy. Wiadomo, trzeba je zaplanować, np. zapisując sobie najważniejsze punkty (czyli co masz do przekazania, co chcesz uzyskać itp.). Pamiętaj jednak o human touch (czynnik ludzki). Jest bardzo prawdopodobne, że spotkanie nie potoczy się zgodnie z twoim planem i co wtedy? Skrypt na nic się nie przyda, wymiana zdań będzie sztuczna i tyle. Dlatego szczegółowy zaplanowany scenariusz to strata czasu. Rozmowa powinna być prowadzona po ludzku – w sposób prosty, jasny i bezpośredni.

– Okaż empatię. Wysłuchaj człowieka.

Pokaż, że ci zależy i chcesz zrozumieć odczucia drugiej osoby. Pamiętaj – po drugiej stronie jest człowiek, z którym pracowałeś czasami przez lata, nie jest niczemu winien, a teraz bardzo się boi tego co się dzieje i stracił poczucie bezpieczeństwa. Dlatego dobrze jest podejść z empatią do delikatnych tematów, dzięki czemu uda ci się zakomunikować trudne wieści z podniesioną głową.

Pamiętaj, że ma to być rozmowa, nie monolog. Słuchaj.

Nie ignoruj punktu widzenia drugiej strony – może się okazać, że w wielu punktach wasze stanowiska pokrywają się. Oczywiście pokaż, że też nie jest Ci łatwo, ale spróbuj nie wchodzić zbytnio w rolę ofiary. To ty jesteś liderem i to ty z miejsca niejako bierzesz na siebie ciężar sytuacji.

Pracownik musi wiedzieć, że Ci na nim zależy. Pamiętaj, że po kryzysie możliwe, iż będziecie dalej razem pracować. Nie wolno więc spowodować sytuacji, w której pracownik poczuje się oszukany lub zlekceważony.

– Nie rzucaj słów na wiatr.

Bądź szczery i uczciwy. Absolutnie nie obiecuj rzeczy, których, których nie możesz dać. Pamiętaj, że każde słowo jest ważne, wyrażaj się jasno, mów wprost i nie ulegaj emocjom. Nawet, jak masz do przekazania złe informacje, spróbuj zaoferować coś w zamian. Zastanów się, co mógłbyś dać (np. świetne referencje, kontakty pomocowe), podsuń jakąś praktyczną alternatywę. Zdziwisz się, jak przedstawienie różnych opcji rozwiązań pomaga drugiej stronie wyjść z problemu, a przy okazji jest oznaką szacunku.

– Skorzystaj z tego doświadczenia.

Po każdej z rozmów zrób sobie krótką notatkę. Nie wszystko zapamiętasz, a po kilku tygodniach będziesz mógł wrócić do pewnych tematów, zdefiniować problemy i potem nad nimi pracować.

 

Powodzenia.

Hanna Dąbrowska
For Rest Projekt
www.frprojekt.pl



Partnerzy

Do naszej akcji dołączyły firmy, które pro bono działają razem z nami.
Jesteśmy otwarci na każdą chęć pomocy, dołącz do nas i pomagaj!